ファイルが消えた!?と慌てないMicrosoft 365 Excel・Word・PowerPointの自動保存設定方法

Microsoft 365 Excel 自動保存設定方法

Microsoft 365からインストールしたExcel・Word・PowerPointアプリを使うと、作成中のデータをOneDriveに自動保存する機能が使えます。古いOfficeソフトで作成したファイルでもMicrosoft 365のOfficeアプリで開くと自動保存ができます。

使い方は、ファイルの自動保存スイッチをオンにするだけ。

ただし、一箇所設定に注意が必要です。

1. 自動保存をオン

2. 保存場所はOneDrive

3. 「移動」ではなく「コピー」に変更

4. アップロード

Microsoft 365の自動保存「移動」と「コピー」の違い

「移動」にした場合

パソコンに保存していたファイルがOneDriveへ移動します。

ですので、パソコン上からファイルがなくなります。

• メリットは、パソコンのデータ容量に負担がないこと。

• デメリットは、インターネット環境がないと使えないこと。

OneDriveはMicrosoftが提供しているオンラインストレージ、つまりインターネット上の保管場所です。パソコンがインターネットに繋がっていないと使えません。

「コピー」にした場合

パソコンに保存しているファイルと同じファイルがOneDriveに作成されます。

• メリットは、パソコン上でいつでもすぐに使えること。

• デメリットは、パソコンのデータ容量を消費すること。

まとめ

初期設定が「移動」のため、知らずに自動保存をオンにするとファイルがOneDriveへ移動してしまいます。

私もパソコン上でファイルを見つけられず、ゴミ箱にもないため、Dropboxの機能を使ってファイルを復元。その後、このMicrosoft 365の自動保存機能に気がつきました。

Microsoft 365のOfficeを使っていてファイルがなくなった場合は、この可能性を疑ってOneDriveを探してみるといいかもしれません。